MS Project na Gestão de Projectos – Planeamento e Controlo

Introdução

Um projecto é uma actividade temporária que desenvolvemos para a realização de um produto único, ou um serviço, ou atingir um resultado;  por exemplo, uma casa, um módulo de software, uma campanha desensibilização para a vacinação, uma estrada, uma ponte, um hospital, o lançamento de um novo produto, …  Pode demorar 3 meses ou 4 anos, é temporária – tem um início e um fim.  MS Project é a ferramenta mais utilizada em todo o mundo, na gestão de projectos:  planeamento, execução e controlo.

Enquanto numa empresa industrial fabricamos repetitivamente um determinado produto (fabrico em série), em gestão de projectos organizamo-nos para a elaboração dum exemplar único.

Que ferramentas utilizamos em gestão de projectos:  MS Project e Excel.

MS Project na Gestão de Projectos – Planeamento e Controlo

Aquilo que pretendemos realizar é o âmbito do projecto.  Planeamos o tempo que vai demorar (cronograma) e o custo (orçamento), e durante a execução, fazemos todos os possíveis para cumprir esses três objectivos:  âmbito – tempo – custo.

O  controlo do projecto, durante a execução é fulcral.  Estamos atrasados ou adiantados ?  como vamos recuperar o atraso? …  Estamos a gastar demais ou menos do que o orçamentado?   E como vamos recuperar / mitigar / controlar …

Actividades desta acção de formação:

– Planeamento de tempo (cronograma) e custo (orçamento)

– Tratamento de sobre-alocações

– Equipa escassa e suas implicações:  prolongamento no tempo do cronograma

– Caminho crítico

– Folgas:  livre e total

– Metodologia EVM (Earned Value Mgmt.)

– Indicadores de progresso (avanço / atraso),

– Controlo do orçamento do projecto (derrapagem no custo). 

– Taxa de Execução (SPI) e Taxa de Produtividade (CPI)

– Forecast (previsão futura até ao final do projecto)

– Indicadores EVM:  BAC, PV, EV, AC, SV, SPI, CV, CPI, EAC, ETC, VAC

– Exemplos práticos

O MS PROJECT como ferramenta de Gestão de Projectos

– Definição do Projecto

– Calendários

• Definição do calendário base do projecto
• Definição de calendários adicionais específicos para uma tarefa ou um recurso
• Replicação de um calendário de um projecto para outro

– Planeamento inicial de um Projecto

• Tarefas agrupadas em etapas (WBS:  projecto – fases – actividades)
• Duração de tarefas
• Janela de informação de tarefa
• Sequenciação de tarefas (precedências)
• Tarefas recorrentes
• “Milestones”
• Determinação do(s) caminho(s) crítico(s)
• Determinação das folgas
• Tratamento das actividades mais complexas
• Como planear tarefas que nunca fizemos anteriormente
• Recurso a estatística para definição de prazos no planeamento
• Inclusão do tratamento de riscos no planeamento de tempo

– Definição dos recursos necessários ao projecto

• Custos de cada recurso (trabalho e material)
• Unidades identificadoras de cada recurso material
• Janela de informação de recurso
• Definição de calendários de trabalho para cada recurso

– Alocação de recursos às tarefas

– Partilha de recursos

– Resolução de sobre-alocações e nivelamento de recursos

– Definição do Baseline – Plano de Base – do projecto

– Controlo de execução do projecto

• Controlo do progresso
• Derrapagens e suas consequências:  alteração do(s) caminho(s) crítico(s), impacto na data de conclusão do projecto, folgas, …
• Derrapagens no orçamento do projecto

– Relatórios do MS Project e “vistas” / gráficos Gantt

• Análise de variações de orçamento
• Gráficos de Gantt (planeamento e de control)
• Tarefas alocadas a um determinado recurso e plano semanal de actividades
• Recursos alocados numa determinada tarefa e plano semanal de actividades
• Comparações entre a situação actual e o plano de base do projecto

– Metodologia EVM (Earn Value Management) de controlo de projectos

• Indicadores
• SPI – taxa de execução
• CPI – taxa de produtividade
• Forecast / previsão do final de projecto
• Valor orçamentado revisto do projecto
• Recuperação de atrasos no tempo
• Controlo de custos

– Interligação MS Project e Excel

– Configuração inicial do MS Project

– Definição de um “template” de MS Project para aumentar a produtividade

– Funcionalidades da ferramenta MS Project

– Opções de configuração de MS Project

– Organizador como ferramenta de aumento de produtividade pessoal em MS Project

Conclusão

A acção de formação  “MS Project na Gestão de Projectos – Planeamento e Controlo”  permite a aquisição de conhecimentos da utilização do MS Project.

Como planear o tempo e o custo (cronograma e orçamento do projecto) no MS Project para iniciarmos a execução do projecto.

Como ganhar consciência do avanço / atraso do projecto e da derrapagem ou não do custo do projecto, para traçarmos planos de recuperação.

 Cumprir o âmbito de um projecto, sem exceder o cronograma e o orçamento prometidos,  satisfazendo o cliente.

Indicadores de controlo de um projecto, ao longo da sua execução, de acordo cm a metodologia EVM:  BAC, PV EV, AC, SV, SPI, CV, CPI, EAC, ETC e VAC.  

Forecast / previsão da situação no final do projecto a cada controlo / qualquer momento.