Power Bi e análise avançada de dados

Introdução

A gestão das Organizações é realizada por antecipação e por alertas.  Planeamos (antecipação) e fazemos todos os esforços para cumprir escrupulosamente o plano.  Regularmente, comparamos a realidade e o plano para determinarmos os desvios;  se o desvio for grande (alerta) é necessário um plano de acção para recuperar a situação. A esta actividade de comparação / constatação do estado da organização chamamos “controlo de gestão”.

A informação é a base da tomada de decisão correcta, o controlo adequado da organização e o conhecimento da evolução da situação e das tendências existentes.

Aquilo que medimos podemos gerir, controlar, melhorar:  indicadores, objectivos e avaliação de desempenho,  aumento de produtividade, diminuição de erros.  O Sistemas de Apoio à Decisão é assim baseado em colecta e tratamento de informação.

Tradicionalmente, a ferramenta mais utilizada no mundo, em gestão das organizações é Excel, mas Power BI veio trazer uma capacidade de análise de informação sem comparação, uma produtividade sem par.

As funcionalidades do Power BI para realizar análise de informação

A Gestão baseia-se na informação que provém da recolha sistemática nas aplicações informáticas e sistemas existentes.  A qualidade da informação tem um impacto directo na tomada de decisão, detecção de problemas, tendências e evoluções.

Quanto melhor é o controlo de gestão, mais rapidamente gizamos os planos de recuperação.

A Gestão das Organizações é feita por antecipação e alertas, através do tratamento de informação e tomada de decisão:  informação precisa, concisa e atempada.

A empresa é um sistema, uma cadeia de valor (Michael Porter), inputs e outputs, com custos fixos e variáveis que devem ser monitorizados e compreendidos.  Análise do passado e simulação do futuro pretendido, tendências e evolução, alertas para mudança de rumo são algumas das actividades do controlo de gestão, conjuntamente com relatórios e dashboards, indicadores, comparação de períodos homólogos, tratamento da sazonalidade (média móvel ou deslizante, projecção futura),…

Armazenamos informação em Bases de Dados, constituídas por tabelas (BD relacionais) e construimos Sistemas de Apoio à Decisão e controlo de Gestão com ferramentas com designações como OLAP (on-line analysis processing) DW (data warehouse), EIS (executive information systems), Data Mining, … debaixo duma designação genérica de BI (Business Intelligence):  o conhecimento que temos analisando a informação do negócio e da envolvente.

Fazemos análises de períodos homólogos, análise de margens, análises de evolução, comparações entre objectivos e resultados atingidos, análises ABC (tendo por base a lei de Pareto) de clientes, produtos e mercados, problemas, erros, reclamações, … e a ferramenta Power BI é óptima nesta missão, com uma produtividade e versatilidade muito superior a Excel que tradicionalmente utilizamos nesta missão.

Esta acção de formação vai permitir adquirir competências como:

1.- Instalar Power BI Desktop da store Microsoft (actualizações automáticas à medida que ficarem disponíveis)

2.- Importar informação para Power BI de várias fontes (Excel, SQL, ERP, pdf, …)

3.- Power Query – Formatação/ Limpeza de dados (informação):  formatação de dados, novas colunas, …

– Inserir novas colunas, formatar dados, …

– novos períodos de tempo actualizam automaticamente os elementos de visualização / gráficos

4.- Relatórios e Dashboards

– Gráficos, cartões, segmentadores, matrizes, …

– Gráficos interactivos / interligados

5.- Trabalhar c/ várias tabelas:  chaves primárias e secundárias, relações entre tabelas

6.- Fórmulas DAX (Data Analysis eXpressions):  tabelas, colunas e medidas (cartão para visualização)

– operadores de comparação

– fórmulas DAX principais: SUM, AVERAGE, IF, Calculate, …

– fórmulas de texto, datas, matemáticas, lógica, estatísticas…

– funções de contagem, calculate, …

7.- Filtros:  básico, avançado e top “n”, … filtro do elemento de visualização, da página ou em todas as páginas

8- Relatórios e Dashboards Power BI

– estrutura

– gráficos de coluna e barras

– gráficos de linha, circular, mapa geográfico, áreas e temporal

– gráficos combinados (linha e coluna)

– filtros

– formatação condicionada

– tabela dinâmica

– Elementos de visualização:  Gráficos, cartões, matrizes, … integrados, … segmentadores / filtros, … análise complexa

Conclusão

A ferramenta Power BI veio permitir um aumento significativo de produtividade na análise de informação, a capacidade de controlo de gestão, a chegada a conclusões, para podermos tomar as decisões mais correctas para a organização.

É fulcral a aquisição de competências de utilização da ferramenta Power BI para realizar a missão de análise de informação tão necessária no contrlo de gestão das organizações.