40 horas de formação obrigatória: regras, coimas e direitos
Em Portugal, as 40 horas de formação obrigatória (formação contínua) são um direito do trabalhador previsto no Código do Trabalho, garantindo a cada trabalhador um mínimo anual de 40 horas de formação (ou proporcional em contratos a termo com duração igual ou superior a 3 meses). Se a empresa não cumprir, pode haver crédito de horas, pagamento de custos de formação e, em certos casos, compensação na cessação do contrato, além de contraordenação grave.
Pontos-chave (em 30 segundos)
- Regra geral: 40 horas/ano por trabalhador (contrato sem termo).
- Se a empresa não assegurar a formação dentro do prazo legal, as horas podem virar crédito para o trabalhador usar por iniciativa própria (com retribuição).
- Na cessação do contrato, o trabalhador pode ter direito a receber a retribuição correspondente às horas em falta/crédito.
- O incumprimento do art. 131.º (n.os 1, 2 ou 5) é contraordenação grave.
Índice
1. 40 horas de formação obrigatória: o que são e a quem se aplicam
Regra geral
O trabalhador tem direito, em cada ano, a um número mínimo de 40 horas de formação contínua, nos termos do artigo 131.º, n.º 2 do Código do Trabalho.
Na prática, trata-se de um direito individual do trabalhador, que o empregador deve assegurar através de formação proporcionada pela empresa ou, quando aplicável, através da concessão de tempo para formação por iniciativa do trabalhador (enquadramento previsto no art. 131.º).
O objetivo é garantir (e registar) as 40 horas de formação obrigatória por trabalhador, ou o proporcional quando aplicável.
E se o contrato for a termo?
Se o trabalhador estiver contratado a termo por período igual ou superior a 3 meses, o mínimo de formação não é automaticamente 40 horas: é calculado de forma proporcional à duração do contrato nesse ano, conforme o artigo 131.º, n.º 2.
Isto significa que, para efeitos de planeamento, a empresa deve atender ao tempo efetivo de contrato dentro do ano civil (incluindo renovações no mesmo ano) e ajustar o número de horas em conformidade.
Exemplo rápido (proporcional):
Contrato a termo de 6 meses (no mesmo ano) → referência de 40h/ano → 20 horas (6/12 de 40h). (Exemplo ilustrativo, útil para planeamento interno.)
Casos que contam para as 40 horas (e muita gente ignora)
Além de ações de formação “clássicas”, o Código do Trabalho prevê expressamente que, para cumprir o mínimo anual, também podem ser imputadas ao cumprimento das 40 horas certas situações específicas, previstas no artigo 131.º, n.º 4.:
• horas de dispensa para frequência de aulas e faltas para provas, no regime de trabalhador-estudante;
• ausências no âmbito de processos de RVCC (reconhecimento, validação e certificação de competências).
Isto não é só ‘ir a cursos’. Há situações de estudo e certificação de competências que também podem contar. O segredo é: contar bem e registar melhor.
2. O que a empresa tem de fazer (obrigações legais essenciais)
O art. 131.º define deveres centrais do empregador na formação contínua. Em termos práticos, a empresa deve:
- Promover o desenvolvimento e a adequação da qualificação do trabalhador, visando a melhoria da sua empregabilidade e o aumento da produtividade e competitividade da empresa (art. 131.º, n.º 1, al. a)).
- Assegurar a cada trabalhador o direito individual à formação, garantindo o número mínimo anual de horas previsto na lei (art. 131.º, n.º 2 e n.º 1, al. b)).
- Organizar a formaçãoatravés de planos anuais ou plurianuais, assegurando ainda o direito de informação e consulta dos trabalhadores e/ou dos seus representantes relativamente a esses planos (art. 131.º, n.º 1, al. c)).
- Reconhecer e valorizar a qualificação adquirida, reforçando a progressão e o aproveitamento das competências desenvolvidas (art. 131.º, n.º 1, al. d)).
E a regra dos 10% dos trabalhadores?
Além do direito individual, o empregador deve assegurar, em cada ano, formação contínua a pelo menos 10% dos trabalhadores da empresa, conforme previsto no artigo 131.º, n.º 5.
Na prática, esta regra funciona como um “mínimo de execução anual”: obriga a empresa a manter atividade formativa efetiva em cada ano, mesmo quando gere o cumprimento do direito individual através de planos plurianuais e de prioridades internas.
3. Quem pode ministrar a formação (e quando é “certificada”)
A formação contínua prevista no art. 131.º do Código do Trabalho pode ser desenvolvida:
- pelo empregador (formação interna);
- por entidade formadora certificada;
- por estabelecimento de ensino reconhecido.
Na prática, a lei não “obriga” a um único modelo. O que importa é que a formação seja adequada, planeada, e que exista capacidade de demonstrar o cumprimento (horas, conteúdos e evidências).
A empresa tem de ser certificada?
Segundo entendimento técnico divulgado pela ACT – Autoridade para as Condições do Trabalho, a formação contínua prevista no art. 131.º não tem de ser certificada e, quando é desenvolvida pelo empregador, este não tem de ser uma entidade formadora certificada para a ministrar. A certificação torna-se relevante, em especial, quando estão em causa exigências associadas a financiamento público da formação.
Dito isto, do ponto de vista de gestão de risco e conformidade, recorrer a uma entidade certificada é frequentemente a opção mais robusta: ajuda a garantir processos, metodologias, documentação e rastreabilidade (o que reduz “falhas de prova” quando é necessário justificar o cumprimento).
Na prática, esta organização ajuda a cumprir a formação obrigatória com registos consistentes.
Certificados e registos: o que é esperado?
A formação dá lugar à emissão de certificado e a registo na Caderneta Individual de Competências nos termos do Sistema Nacional de Qualificações.
Na prática, muitas organizações fazem a gestão e emissão através do SIGO, plataforma oficial de registo e certificação (com articulação do Instituto de Gestão Financeira da Educação, I.P. e da Agência Nacional para a Qualificação e o Ensino Profissional).
A lei deixa a empresa dar formação internamente. O problema é outro: se amanhã alguém pergunta ‘prove’, tem listas, programas, presenças, avaliação e certificados? É aí que muita empresa falha — não na formação em si, mas na capacidade de demonstrar, com evidências e registos, que cumpriu o que a lei exige.
4. Quando a formação não é dada: diferir, antecipar e crédito de horas
Diferir ou antecipar: sim, mas com regras
Quando a empresa não cumpre as 40 horas de formação obrigatória em tempo útil, a lei admite diferimento/antecipação e, em certos casos, crédito de horas.
O Código do Trabalho permite alguma flexibilidade na gestão anual das 40 horas, mas essa flexibilidade não é automática: exige planeamento e enquadramento em plano de formação.
Em termos legais, o empregador pode:
- antecipar até 2 anos; ou
- diferir por igual período (até 2 anos), desde que o plano de formação o preveja, imputando a formação ao cumprimento da obrigação mais antiga.
Isto é especialmente relevante para empresas que organizam formações “em ondas” (por equipas, por turnos ou por áreas), ou que preferem planos plurianuais para garantir execução e qualidade.
Em certos percursos (RVCC/dupla certificação), o período de antecipação pode ir até 5 anos, nomeadamente no caso de frequência de processo de reconhecimento, validação e certificação de competências (RVCC) ou de formação que confira dupla certificação.
A A empresa pode gerir isto com alguma folga, mas tem de conseguir mostrar que estava previsto no plano. Adiar ‘porque sim’ é onde nascem os problemas.
Se a empresa não cumprir no prazo: nasce crédito de horas
Quando as horas mínimas anuais não são asseguradas, a lei prevê um mecanismo de proteção do trabalhador: o crédito de horas.
Assim, as horas de formação que não sejam asseguradas pelo empregador até ao termo dos 2 anos posteriores ao seu vencimento transformam-se em crédito de horas para formação por iniciativa do trabalhador.
E este crédito:
- é referido ao período normal de trabalho;
- confere direito a retribuição;
- conta como tempo de serviço efectivo.
Na prática, isto significa que a empresa não “se livra” da obrigação — se não for por via da formação assegurada em tempo útil, pode acabar por assumir custos através do crédito (retribuição + eventual pagamento do custo da formação nos termos legais).
O trabalhador quer usar o crédito: o que acontece?
Quando existe crédito, o trabalhador pode usar essas horas para frequentar formação por iniciativa própria, respeitando as regras legais:
- Escolha da área: a formação deve ter correspondência com a actividade prestada ou respeitar matérias como TIC, segurança e saúde no trabalho ou língua estrangeira, nos termos aplicáveis.
- Comunicação prévia: o trabalhador deve informar o empregador com 10 dias de antecedência.
- Custo da formação: o empregador deve pagar o custo da formação até ao valor da retribuição base correspondente ao crédito de horas utilizado, e não pode exigir que o trabalhador preste trabalho nesse período.
- Prazo de validade: o crédito de horas caduce decorridos 3 anos sobre a sua constituição (se não for utilizado).
Cenário prático (muito comum):
Uma empresa “anda a adiar” formação durante anos. Quando chega uma cessação de contrato ou um pedido formal do trabalhador para usar o crédito, percebe que não tem plano, não tem registos, não tem evidências (presenças, programas, avaliações, certificados). Nessa altura, o risco dispara: pode haver coimas, pode haver pagamentos associados ao crédito/cessação, e o tema facilmente evolui para litígio — sobretudo quando não existe documentação que permita reconstituir o cumprimento (ou o incumprimento) de forma objetiva.
5. 40 horas de formação obrigatória: contraordenações e coimas
O incumprimento das 40 horas de formação obrigatória pode configurar contraordenação grave e gerar custos diretos e indiretos.
A violação é contraordenação grave
O Código do Trabalho qualifica como contraordenação grave a violação do disposto no artigo 131.º (n.os 1, 2 ou 5), ou seja, incumprimentos relacionados com o direito individual à formação, com a organização/planeamento da formação e com a obrigação mínima anual de execução.
Em linguagem simples: não cumprir a formação contínua não é uma infração “menor” — é tratada como matéria de relevância elevada em termos de responsabilidades contraordenacionais.
Coimas
As coimas por contraordenação grave não são um valor fixo: variam de acordo com o volume de negócios da empresa e com o grau de culpa (negligência vs. dolo), nos termos do regime contraordenacional laboral aplicável.
Ainda assim, para uma leitura rápida e prática, os valores podem situar-se, em termos gerais, entre cerca de 600 € e perto de 10 000 € (ordem de grandeza típica para coimas por contraordenação grave neste domínio).
Um detalhe que pode agravar (muito) o risco
Quando o incumprimento afecta vários trabalhadores, o risco cresce rapidamente: a violação pode ser apreciada por referência a trabalhadores concretamente afectados, existindo regras próprias sobre coima única, limites e agravamentos. Ou seja, um incumprimento generalizado pode transformar-se num problema bem maior do que “uma coima”.
A coima não é a única dor
Na prática, o impacto mais pesado costuma ser operacional e reputacional: regularizar à pressa, tentar reconstruir evidências que não existem, responder a pedidos de informação/inspeção, gerir conflito interno e, em paralelo, lidar com as consequências do incumprimento (crédito de horas, pedidos formais e riscos em cessação de contrato).
Custos indiretos (que quase ninguém põe no Excel)
Para além das coimas, é frequente surgirem custos indiretos como:
- tempo de RH/gestão a reconstruir evidências e planos “à posteriori” (horas internas que não estavam orçamentadas);
- risco reputacional e impacto no clima interno (“a empresa não cumpre”);
- risco de litígio, sobretudo em cessação de contrato, quando se discutem horas em falta e/ou crédito de horas;
- custos de regularização (formação urgente, documentação, registos) e impacto operacional (ausência de trabalhadores para formação em períodos críticos).
Este tipo de falhas pesa no tema dos riscos reputacionais e compliance, porque uma empresa que “não consegue provar” processos perde credibilidade por dentro e por fora.
6. Direitos do trabalhador (inclui exemplos com valores)
Para o trabalhador, as 40 horas de formação obrigatória podem traduzir-se em crédito de horas com retribuição e, na cessação, em valores a receber.
Durante o contrato: crédito de horas com retribuição
Quando o empregador não assegura as horas mínimas anuais dentro do prazo legal, essas horas podem transformar-se em crédito de horas para formação por iniciativa do trabalhador (art. 132.º).
Quando as horas se transformam em crédito de horas, a lei estabelece que essas horas:
- contam como período normal de trabalho,
- dão direito a retribuição,
- contam como tempo de serviço efectivo.
Além disso, ao usar o crédito, aplicam-se regras práticas relevantes:
- existe dever de comunicação prévia ao empregador com 10 dias de antecedência; (art. 132.º)
- pode existir responsabilidade do empregador pelo pagamento do custo da formação, até ao limite legal definido, e o empregador não pode exigir a prestação de trabalho nesse período. (art. 132.º).
Na cessação do contrato: pode haver pagamento
Na cessação do contrato de trabalho, o Código do Trabalho prevê um mecanismo de compensação: o trabalhador tem direito a receber a retribuição correspondente (art. 134.º):
- ao número mínimo anual de horas de formação que não lhe tenha sido proporcionado; ou
- ao crédito de horas para formação de que seja titular à data da cessação do contrato.
Em termos práticos, isto significa que a falta de formação não “desaparece” na saída do trabalhador: pode traduzir-se num valor a pagar nas contas finais.
Exemplo ilustrativo (para perceber “quanto pode valer”)
- Salário base mensal: 1 200 €
- Período normal: 40h/semana (≈ 173,33h/mês)
- Valor horário base (simplificação): 1 200 / 173,33 ≈ 6,92 €/h
- Horas de formação em falta/crédito na cessação: 40h
- Estimativa: 40 × 6,92 ≈ 276,80 €
Nota importante: o cálculo concreto pode variar consoante o caso (componentes retributivas, regras internas/IRCT, enquadramento contratual). Este exemplo serve apenas para dar ordem de grandeza e facilitar decisões.
7. Como implementar um processo auditável (checklists e evidências)
O risco maior nas 40 horas de formação obrigatória não é ‘dar formação’: é conseguir provar horas, conteúdos e presenças de forma auditável.
Aqui é onde, na prática, se ganha ou se perde: cumprir é importante; conseguir demonstrar que cumpriu é crítico.
Na maioria das empresas, o risco real não está em “faltar vontade”, está em falhar na organização, consistência e rastreabilidade: quem fez, quando fez, com que objetivos, quantas horas, com que evidências e onde está tudo arquivado.
A organização da formação deve funcionar como um ciclo (diagnóstico → planeamento → execução → avaliação → melhoria contínua), alinhado com boas práticas de gestão da formação e com o dever de organização previsto no Código do Trabalho (planos e consulta).
É precisamente aqui que uma entidade formadora certificada costuma acrescentar mais valor: processos padronizados, documentação consistente, registos e arquivo “prontos a usar”, reduzindo falhas que dão origem a dores de cabeça (e risco) mais tarde.
7.1. O processo “a sério” (com detalhe)
Passo 1 — Diagnóstico de necessidades (não é só “perguntar o que querem”)
- levantar necessidades por função/equipa (competências técnicas e comportamentais);
- cruzar com objetivos do negócio (qualidade, produtividade, transição digital, SST);
- mapear lacunas por trabalhador (histórico de horas, prioridades, risco de incumprimento).
Evidências essenciais
- matriz de necessidades por área/função;
- atas/recolhas de contributos (chefias e trabalhadores);
- critérios usados (prioridades, risco, performance, compliance).
Passo 2 — Plano de formação anual/plurianual (e a regra dos 10%)
Um plano robusto identifica: objetivos, público-alvo, conteúdos/metodologias, cronograma/local, recursos e orçamento.
Em alguns contextos, modelos como a formação-ação ajudam a ligar o plano à execução no terreno e a gerar evidências úteis.
E deve permitir demonstrar:
- como assegura o mínimo individual,
- como cumpre os 10%/ano,
- como gere diferimentos/antecipações.
Evidências essenciais
- plano aprovado internamente,
- cronograma,
- orçamento,
- critérios de seleção de participantes,
- registo de informação/consulta quando aplicável.
Passo 3 — Desenho e contratação (quando há fornecedor externo)
- definir programa por ação (objetivos, conteúdos, duração, metodologia);
- validar qualificação/experiência de formadores;
- definir regras de assiduidade, avaliação (quando aplicável) e proteção de dados.
Evidências essenciais
- programa detalhado por ação,
- CV/qualificações do formador,
- contratos/ordens de serviço,
- materiais pedagógicos.
Passo 4 — Execução logística (onde falham muitos “processos simples”)
- convocatórias,
- gestão de horários (produção/turnos),
- controlo de presenças (presencial/online),
- registos de participação,
- substituições e reposições,
- suporte técnico (e-learning).
Evidências essenciais
- listas de presença/relatórios de plataforma,
- comunicações internas,
- registos de ocorrências (faltas, reposições),
- Acompanhamento pedagógico.
Passo 5 — Avaliação e impacto (o que separa custo de investimento)
- avaliação de reação (satisfação),
- avaliação de aprendizagem (quando aplicável),
- avaliação de transferência para o posto de trabalho,
- indicadores (erros, tempos, qualidade, incidentes SST).
Evidências essenciais
- questionários e relatórios,
- conclusões e plano de melhoria,
- balanço anual de formação.
Passo 6 — Certificados e registos (SIGO e rastreabilidade)
- emissão de certificados e registo (consoante enquadramento aplicável);
- arquivo organizado e recuperável.
Não é difícil ‘dar formação’. O difícil é ter tudo arrumado para, seis meses depois, alguém pedir: plano, presenças, programa, avaliação e certificados… e conseguir tirar isso de uma pasta em 5 minutos.
7.2. Checklist de auditoria (versão completa)
Governança
- responsável interno pela formação (nomeado)
- política/procedimento interno (como se planeia, executa, regista, arquiva)
Planeamento
- diagnóstico documentado
- plano anual/plurianual aprovado
- evidência de cumprimento dos 10%/ano
- mapa por trabalhador: horas dadas, horas em falta, diferimentos/antecipações
Execução
- programa por ação
- qualificação/experiência do formador
- presenças e assiduidade
- materiais e evidências pedagógicas
- avaliação e relatório final
Registos
- certificados emitidos quando aplicável
- registo em sistema/plataforma quando aplicável
- arquivo (estrutura + prazos + controlo de versões)
Gestão de risco
- gestão de créditos de horas (prazos, avisos, pagamentos)
- gestão de cessação do contrato (reconciliação final de horas/créditos)
8. Porque faz sentido trabalhar com uma entidade formadora certificada
Mesmo quando a lei não exige que a empresa seja certificada para ministrar as 40 horas de formação obrigatória, recorrer a uma entidade formadora certificada é, muitas vezes, a opção mais segura e eficiente — sobretudo para empresas que querem reduzir risco, ganhar consistência e evitar correções de última hora.
Para muitas empresas, a entidade certificada simplifica o cumprimento das 40 horas de formação com evidências.
Na prática, esta escolha tende a trazer três vantagens claras:
1 – Processo e evidências “à prova de inspeção”
A maior parte dos problemas não aparece “no dia da formação”, mas meses depois, quando é necessário demonstrar que a empresa cumpriu: quantas horas foram realizadas, que conteúdos foram ministrados, quem participou e com que evidências.
Uma entidade certificada trabalha, tipicamente, com processos padronizados e com um “dossier” completo por ação e/ou por período de referência, onde ficam reunidos — consoante o enquadramento aplicável — o plano e a programação, os objetivos e conteúdos, a metodologia e materiais, o controlo de presenças/assiduidade (presencial e/ou online), a avaliação e resultados (quando aplicável), os relatórios de execução e evidências finais, bem como um arquivo organizado e recuperável.
Na prática, isto reduz drasticamente as falhas documentais — que é precisamente o ponto em que muitas empresas “caem” quando chega a altura de provar o cumprimento.
2 – Capacidade de escala e consistência
Em empresas com turnos, equipas dispersas, vários locais, ou elevada rotatividade, o risco raramente é “falta de intenção”. O risco é a inconsistência: horas que não batem certo, presenças incompletas, ações repetidas sem controlo, trabalhadores novos sem integração no plano.
Uma entidade certificada tende a garantir maior estabilidade no processo: planeamento por ciclos, calendarização realista, controlo operacional, reposições e registos consistentes.
3 – Certificação, registos e rastreabilidade
A emissão de certificados, os registos e a rastreabilidade da formação (quando aplicável) exigem rotinas e domínio operacional: dados corretos, evidências fechadas, relatórios e arquivo. Quando esta parte falha, a empresa perde capacidade de demonstrar conformidade — mesmo que tenha “feito” formação.
Sugestão prática (para empresas)
Se uma empresa tem dificuldade em manter o plano atualizado, o mapa de horas por trabalhador, as evidências e os registos (presenças, programas, avaliações, certificados), então o desafio raramente é “comprar cursos”. O que está em falta é um sistema de gestão da formação — e esse é precisamente o tipo de trabalho onde uma entidade formadora certificada tende a acrescentar mais valor: processo, documentação, rastreabilidade e consistência.
9. Conclusão
As 40 horas de formação obrigatória anuais não são apenas uma “tarefa de RH”: são um tema de compliance laboral que pode ter impacto direto em coimas, custos operacionais e direitos do trabalhador — incluindo situações de crédito de horas e cessação do contrato. Para muitas empresas, o problema não é desconhecer a lei; é garantir, de forma consistente, processo, prova e rastreabilidade: planeamento, execução, registos e evidências que resistam a dúvidas internas, pedidos formais e eventual inspeção.
É por isso que compensa olhar para a formação como um sistema — e não como ações soltas ao longo do ano. Implementar (ou regularizar) um processo auditável exige método: diagnóstico, plano anual/plurianual, calendarização realista, execução com controlo de presenças, avaliação e um dossier de evidências coerente e recuperável. Esta necessidade torna-se ainda mais evidente quando a organização cresce, tem turnos, múltiplos locais ou elevada rotação, porque é precisamente aí que surgem falhas de registo, inconsistências e riscos acumulados.
Quando a empresa não tem estrutura interna para garantir este nível de organização, trabalhar com uma entidade formadora certificada pode ser a via mais eficiente: não só para “dar formação”, mas para assegurar um processo completo — com documentação, registos e rastreabilidade — reduzindo o risco de incumprimento e as “dores de cabeça” associadas.
Nota informativa
Este artigo é informativo e não substitui consulta jurídica, nem dispensa a análise do caso concreto (incluindo IRCT aplicável e enquadramentos específicos).
FAQS - Perguntas Frequentes
1) As 40 horas são obrigatórias todos os anos?
Sim. O trabalhador tem direito, em cada ano, a um mínimo de 40 horas de formação contínua (regra geral).
2) Em contrato a termo também há direito às 40 horas?
Há direito a um mínimo de horas proporcional à duração do contrato no ano, desde que o contrato a termo seja por período igual ou superior a 3 meses.
3) A empresa é obrigada a dar formação a todos os trabalhadores no mesmo ano?
A lei obriga a assegurar formação anual a pelo menos 10% dos trabalhadores e, simultaneamente, a gerir o direito individual de cada trabalhador às horas mínimas (incluindo diferimentos/antecipações dentro dos limites).
4) A empresa pode adiar formação para o ano seguinte?
Pode, dentro das regras: pode diferir até 2 anos (se o plano prever) e pode antecipar até 2 anos, imputando ao cumprimento da obrigação mais antiga.
5) Se a empresa não der formação, o trabalhador perde as horas?
Não necessariamente. Se a empresa não assegurar as horas dentro do prazo legal, estas podem transformar-se em crédito de horas para o trabalhador usar por iniciativa própria.
6) O crédito de horas é pago?
Sim. O crédito confere direito a retribuição e conta como tempo de serviço efectivo.
7) O trabalhador tem de avisar a empresa antes de usar o crédito?
Sim. Deve informar com 10 dias de antecedência.
8) Na cessação do contrato, pode haver pagamento por horas de formação?
Sim. Cessando o contrato, o trabalhador pode ter direito a receber a retribuição correspondente ao número mínimo anual de horas de formação que não lhe tenha sido proporcionado ou ao crédito de horas para formação de que seja titular à data da cessação do contrato.
9) O incumprimento pode dar coima?
Sim. O incumprimento do art. 131.º (n.os 1, 2 ou 5) é contraordenação grave e pode originar coimas.
10) A empresa tem de ser certificada para ministrar formação?
A ACT admite que a formação do art. 131.º seja assegurada pelo empregador sem certificação, salvo exigências ligadas a financiamento público. No entanto, do ponto de vista de gestão do risco, a opção por uma entidade certificada costuma ser a mais acertada: reduz a margem de erro no planeamento, execução e documentação da formação e melhora a capacidade de demonstrar cumprimento
