Gestão de Projectos

1. Introdução

Um projecto é uma actividade temporária que desenvolvemos para a realização de um produto único, ou um serviço, ou atingir um resultado;  por exemplo, uma casa, um módulo de software, uma campanha desensibilização para a vacinação, uma estrada, uma ponte, um hospital, o lançamento de um novo produto, …  Pode demorar 3 meses ou 4 anos, é temporária – tem um início e um fim. Enquanto numa empresa industrial fabricamos repetitivamente um determinado produto (fabrico em série), em gestão de projectos organizamo-nos para a elaboração dum exemplar único.

2. A Gestão de Projectos

Aquilo que pretendemos realizar é o âmbito do projecto.  Planeamos o tempo que vai demorar (cronograma) e o custo (orçamento), e durante a execução, fazemos todos os possíveis para cumprir esses três objectivos:  âmbito – tempo – custo.

O gestor de projecto lidera uma equipa, coordena os elementos constituintes, comunica, motiva e gere conflitos.  Parte do trabalho pode ser realizado por sub-contratados que precisam também de ser geridos.

O  controlo do projecto, durante a execução é fulcral.  Estamos atrasados ou adiantados ?  como vamos recuperar o atraso? …  Estamos a gastar demais ou menos do que o orçamentado?   E como vamos recuperar / mitigar / controlar …

Há boas práticas que asseguram os melhores resultados, organizadas em metodologias que maximizam atingirmos os objectivos que nos propomos.  A mais utilizada, largamente, em todo o mundo é PMBOK (Project Management Body of Knowledge).  As ferramentas mais utilizadas na gestão do projecto (planeamento, controlo, …)  são o MS Project e o Excel.

Há uma panóplia de aspectos a levar em linha de conta:  riscos, qualidade, comunicação (com o cliente, fornecedores, sub-contratados, patrocinador do projecto e “stakeholders”), âmbito, cronograma / tempo, orçamento, fornecedores, gestão de recursos (humanos, materiais, financeiros, …), mantendo sempre uma visão integrada de todos estes aspectos.

Stakeholders são as partes interessadas no projecto e que sofrem o impacto desse projecto;  os utilizadores finais da “coisa” que o projecto vai corporizar, que nem sempre coicidem com o cliente, que também encaixa na definição.

 Um projecto desenvolve-se ao longo de cinco fases:  Inicialização – Planeamento – Execução – Monitorização e Controlo – Conclusão.  O caminho crítico tem que ser monitorizado continuamente e detalhadamente, para podermos atingir os objectivos do projecto.

As metodologias Agile trouxeram alguns princípios e práticas inovadoras para optimizar resultados:  organização e trabalho de equipa, comunicação (daily stand-up meeting, …), iteração(spints), agilidade e prototipagem,  …

Realizar um projecto (uma casa por exemplo) que repetimos ao longo do tempo, não parece muito confrangedor;  reclama uma dada abordagem.  Mas definir o design do novo produto (telemóvel, automóvel, …), realizar algo que nunca fizemos anteriormente, resolver um problema, não pode ser através da mesma abordagem.  As abordagens Agile surgiram para este tipo de projectos, enquanto aquelas podem ser planeadas através de “cascata” (waterfall).

Actividades desta acção de formação

– Fases de desenvolvimento do projecto

– WBS e Planeamento (projecto – fases – actividades)

– Ferramentas de planeamento:  MS Project e Excel

– Caminho crítico

– Folgas:  livre e total

– Execução e Monitorização / Controlo

– Subcontratação e gestão de fornecedores

– Gestão de Stakeholders

– Gestor de Projecto, patrocinador e a estrutura base de uma equipa de projecto

– Avaliação de projectos 

– Período de retorno, Valor actual líquido e Taxa interna de rentabilidade

– Análise financeira (Excel)

– Pressupostos do Projecto

– Gestão do Tempo, Custo e Âmbito (requisitos, objectivos, resultados a atingir)

– Ferramentas de apoio de planeamento, execução e controlo de projecto

– MS Project, Gantt, caminho crítico, folgas e milestones

– Sistema de informação / Dossier do projecto / documentos

– Project Charter

– Relatórios de progresso / autos de medição

– Pedidos de alteração do projecto seus impactos (tempo e custo)

– Relatório de avaliação do projecto

– “Lessons Learned”

– Metodologia EVM (Earned Value Mgmt.)

– Indicadores de progresso (avanço / atraso),

– Controlo do orçamento do projecto (derrapagem no custo). 

– Taxa de Execução (SPI) e Taxa de Produtividade (CPI)

– Forecast (previsão futura até ao final do projecto)

– Quanto vai custar o projecto, diferença para o orçamento inicial

– Quanto vamos ainda gastar, até ao final do projecto

– Indicadores EVM:  BAC, PV, EV, AC, SV, SPI, CV, CPI, EAC, ETC

– Gestão do Risco com exercícios práticos (árvores de decisão)

– Identificação de riscos

– Análise qualitativa

– Análise quantitativa

– Planos de contingência

– Integração no planeamento

– Organização da equipa de projecto.

– Liderança e coordenação da equipa, motivação, comunicação, gestão de conflitos,…

– Blake e Mouton,  Ken Blanchard (Liderança Situacional), Fredrick Herzberg

– Gestão de Tempo (Getting Things Done – David Allen)

– Delegação e responsabilidade

– Gestão de talentos

– Como se constitui uma equipa – fases

– Trabalho de equipa, espírito de equipa

– Papeis a desempenhar

– Teste de Belbin

– Projectos preditivos e projectos inovação / desenvolvimento

– Waterfall e Agile, Manifesto Agile, Objectivos Agile, Benefícios Agile

– Metodologias Agile, os 4 Valores e 12 Princípios Agile

– Trabalho de equipa – equipas auto-organizadas

– Agilidade e Prototipagem

– SCRUM – Iteração

3. Conclusão

A acção de formação  “Gestão de Projectos”  permite a aquisição de conhecimentos de gestão de projectos.

Cumprir o âmbito de um projecto, sem exceder o cronograma e o orçamento prometidos,  satisfazendo o cliente.

Liderar e coordenar uma equipa de execução de um projecto.

Controlar devidamente um projecto, ao longo da sua execução.