PowerBI e análise avançada de dados

Introdução

A gestão das Organizações é realizada por antecipação e por alertas.  Planeamos (antecipação) e fazemos todos os esforços para cumprir escrupulosamente o plano.  Regularmente, com ferramentas informáticas, comparamos a realidade e o plano para determinarmos os desvios;  se o desvio for grande (alerta) é necessário um plano de acção para recuperar a situação. O PowerBI está vocacionado para a análise de dados / informação.  A esta actividade de comparação / constatação do estado da organização chamamos “controlo de gestão”.

A informação é a base da tomada de decisão correcta, o controlo adequado da organização e o conhecimento da evolução da situação e das tendências existentes.  O PowerBI permite esta análise de dados, de modo a acelerar o “ganhar consciência” da situação em que estamos, de tal modo que consigamos visualizar rapidamente o rumo a empreender.

Aquilo que medimos podemos gerir, controlar, melhorar:  indicadores, objectivos e avaliação de desempenho,  aumento de produtividade, diminuição de erros.  O Sistemas de Apoio à Decisão é assim baseado em colecta e tratamento de informação.  O PowerBI permite o tratamento adequado de informação / dados para aumentar a rapidez de conclusão.

Tradicionalmente, a ferramenta informática mais utilizada no mundo, em gestão das organizações é o Excel, mas PowerBI veio trazer uma capacidade de análise de informação sem comparação, uma produtividade sem par.

As funcionalidades do PowerBI para realizar análise de informação

A Gestão baseia-se na informação que provém da recolha sistemática nas aplicações informáticas e sistemas existentes (Business Intelligence).  A qualidade da informação tem um impacto directo na tomada de decisão, detecção de problemas, tendências e evoluções.

Quanto melhor é o controlo de gestão, mais rapidamente gizamos os planos de recuperação.

A Gestão das Organizações é feita por antecipação e alertas, através do tratamento de informação e tomada de decisão:  informação precisa, concisa e atempada.

A empresa é um sistema, uma cadeia de valor (Michael Porter), inputs e outputs, com custos fixos e variáveis que devem ser monitorizados e compreendidos.  Análise do passado e simulação do futuro pretendido, tendências e evolução, alertas para mudança de rumo são algumas das actividades do controlo de gestão, conjuntamente com relatórios e dashboards, indicadores, comparação de períodos homólogos, tratamento da sazonalidade (média móvel ou deslizante, projecção futura),…

Armazenamos informação em Bases de Dados, constituídas por tabelas (BD relacionais) e construimos Sistemas de Apoio à Decisão e controlo de Gestão, ferramentas com designações como OLAP (on-line analysis processing) DW (data warehouse), EIS (executive information systems), Data Mining, … debaixo duma designação genérica de BI (Business Intelligence):  o conhecimento que temos analisando a informação do negócio e da envolvente.

Fazemos análises de períodos homólogos (por causa da sazonalidade), análise de margens, análises de evolução, comparações entre objectivos e resultados atingidos, análises ABC (tendo por base a lei de Pareto) de clientes, produtos e mercados, problemas, erros, reclamações, … e a ferramenta PowerBI nesta análise de dados / informação é óptima nesta missão, com uma produtividade e versatilidade muito superior a Excel que tradicionalmente utilizávamos nesta missão.

PowerBI na análise de dados – funcionalidades

Esta acção de formação vai permitir adquirir competências como:

1.- Instalar PowerBI Desktop da store Microsoft (actualizações automáticas à medida que ficarem disponíveis – tipicamente mensalmente)

2.- Importar informação para PowerBI de várias fontes (Excel, SQL, ERP, pdf, …)

3.- Power Query – Formatação/ Limpeza de dados (informação):  formatação de dados, novas colunas, …

– Inserir novas colunas, formatar dados, …

– novos períodos de tempo actualizam automaticamente os elementos de visualização / gráficos

4.- Relatórios e Dashboards

– Gráficos, cartões, segmentadores, matrizes, …

– Gráficos interactivos / interligados

5.- Trabalhar c/ várias tabelas interligadas:  chaves primárias e secundárias, relações entre tabelas

6.- Fórmulas DAX (Data Analysis eXpressions):  criação de tabelas, colunas e medidas (cartão para visualização)

– operadores de comparação

– fórmulas DAX principais: SUM, AVERAGE, IF, Calculate, …

– fórmulas de texto, datas, matemáticas, lógica, estatísticas…

– funções de contagem, calculate, …

7.- Filtros:  básico, avançado e top “n”, … filtro do elemento de visualização, da página ou em todas as páginas dum relatório

8- Relatórios e Dashboards PowerBI para análise de informação

– estrutura

– gráficos de coluna e barras

– gráficos de linha, circular, mapa geográfico, áreas e temporal

– gráficos combinados (linha e coluna)

– filtros

– formatação condicionada

– tabela dinâmica

– Elementos de visualização:  Gráficos, cartões, matrizes, … integrados, … segmentadores / filtros, … análise complexa

Conclusão

A ferramenta PowerBI para análise de dados veio permitir um aumento significativo de produtividade na análise de informação, a capacidade de controlo de gestão, a chegada a conclusões, para podermos tomar as decisões mais correctas para a organização.

É fulcral a aquisição de competências de utilização da ferramenta PowerBI de análise de dados para realizar a missão de análise de informação tão necessária no controlo de gestão das organizações. 

Quer seja um Dashboard (conjunto de indicadores que reflectem uma determinada situação), quer seja um relatório (exposição estruturada de uma dada temática), o PowerBI permite analisar a informação e mostrar o ponto de situação em que nos encontramos (ganhar consciência).

Se gostarmos do que vemos, vamos continuar;  se não, é preciso mudar o rumo.  Quanto mais cedo chegarmos à conclusão que estamos mal, mais cedo tomamos medidas para melhorar.  Aquilo que podemos medir, podemos gerir, podemos controlar, podemos melhorar.